Notions préliminaires

 

La rédaction administrative le diffère de la rédaction en général que par l'emploi de certaines expressions, de certaines formules, de certaines règles de présentation.

Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut donc acquérir d'abord la bonne habitude d'exprimer par écrit sa pensée, de développer ou de résumer celle des autres, de narrer un événement, d'analyser une situation, de transmettre un message, etc...

Pour s'exprimer, il est indispensable d'avoir une connaissance suffisante de la langue que l'on emploie, c'est-à-dire de son autographe, syntaxe et de son vocabulaire.

C'est notion de base ne suffisent pas. Elles ne sont que des matériaux mis au service du style. Le style c'est la manière dont on se présente s'exprime avec plus ou moins de clarté, d'élégance, de rigueur et de concision.

I. Principaux de la rédaction administrative 

La rédaction administrative implique deux attitudes :

La première, et celle de notre compétence a bien présenté le document qui nous a été confié.

La deuxième, plus responsable et celle du suivi pour une prise de décision effective de la part de l'autorité.

Il y a un plan générique qui s'applique à toute rédaction.

        Introduction (circonstances)

        Développement ou code du devoir (contenu détaillé des idées centrales)

        Conclusion (formule de politesse ou de courtoisie).

Tout document quel que soit sa nature doit être identifié et daté. On doit savoir quand, ou, par qui il a été fait et dans quel service, qu'il s'agisse de lettre, de message, de notre, de compte-rendu, de procès-verbal et cetera.

II. MAÎTRISE DE LA LANGUE

La parfaite connaissance d'une langue et sa maîtrise sont indispensable pour que l'information soit bien transmise. Elle permet d'éviter :

  - une déformation de l'information transmise ;

  - d'aller à l'encontre du bureau chercher en affirmant le contraire de ce que l'on veut signifier.

La parfaite connaissance d'une langue suppose la maîtrise :

 * Du style (manière d'exprimer sa pensée, décrire)

 * De la synthèse ( partie de la grammaire qui traite de la fonction et de la disposition des mots et expression dans une phrase)

 * De la conjugaison

 * Du vocabulaire 

 * De l'autographe (manière d'écrit correctement les mots)

 * De la ponctuation

Pour transmettre avec efficacité l'information, le style de la rédaction doit obligatoirement présenter trois qualités à savoir :

La clarté qui se traduit par l'emploi des phrases courtes et bien liées entre elles.

La précision qui permet de répondre aux questions suivantes :

Qui ou quoi,

Où : lieu

Quand : date - heure

Comment : les circonstances

Pourquoi : les causes 

La simplicité qu'il ferme des été l'utilisation de beau compliqué ou des formules grossières.